La matrice d´Eisenhower ou comment distinguer l´urgent de l´important

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Eisenhower 1

La matrice d’Eisenhower. Un outil très utile en management et gestion du temps. À la fois un concept et un outil, elle revient régulièrement en management.

La matrice d’Eisenhower 

Mon sujet du jour est la matrice d’Eisenhower. Un outil très utile en management et gestion du temps. À la fois un concept et un outil, elle revient dans pratiquement tous les livres qui abordent la notion du temps.

Description de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion et d’organisation de son temps qui passe par la priorisation des tâches que l’on a à réaliser. Elle a été conçue par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Cette matrice est un tableau à double entrée Son but est donc de nous faire gagner du temps en ayant une meilleure gestion. Cette matrice repose sur deux dimensions : l’importance et l’urgence de la tâche.

En abscisse l´important et en ordonné l´urgence de la tâche

 

Le quadrant 1 représente les tâches urgentes, importantes. Ce sont les tâches que vous devrez réaliser en priorité vous-même. Exemple : crises, deadlines, problèmes urgents.

 

Le quadrant 2 représente les tâches non-urgentes, importantes. Il représente celles à traiter vous-même , mais dans un second temps par rapport au quadrant 1. Exemple : formations, réseau, planification, mails.

Le quadrant 3 représente les tâches urgentes, non-importantes. Ce sont les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées. Exemple : problèmes des collègues, réunions peu importantes, mais planifiées.

Le quadrant 4 représente les tâches non-urgentes, non-importantes. Il représente les tâches inutiles qui peuvent être supprimées de votre agenda. Exemple : discussions de couloir, appels personnels, flâneries sur le net.

Les solutions de la matrice 

La prise de conscience lors de l´ utilisation de la matrice d’Eisenhower

 

L’exercice est plus complexe que ce que l´on pense. En effet, lorsque l´on termine d’inscrire toutes mes tâches en cours et à venir dans la matrice, on se rend compte qu’elles figurent toutes dans le quadrant 1, c’est-à-dire : urgent et important. D´ailleurs je suis sur que les 4 quadrants ne sont pas identique et chez tous le monde, le quadrant urgent et important est sur représenté. C´est normal, vous vous rendez alors compte de la limite d´utilisation d´ un outil de ce type. En effet, le classement des tâches dans les quadrants repose en grande partie sur le jugement. L’exercice est purement subjectif, du moins pour le degré d´importance.  Vous comprenez instantanément pourquoi vous avez un problème de temps et de pression.

Concernant le classement en fonction de l´urgence c´est plus facile, en effet si les taches peuvent être inscrites en fonction de leurs deadline, le classement est moins subjectif, mais souvent le planning ne prévoit pas de deadlines pour beaucoup de choses.

Pourquoi la matrice va vous aider ?

Le plus souvent les managers s’imposent la résolution des problèmes, d’où la part importante du temps passé à gérer les urgences, au détriment de la réflexion prospective et la préparation. L’idéal serait de déléguer le non-important et s’imposer de travailler sur la réflexion prospective et la préparation. Une part des problèmes pourraient ainsi être résolus définitivement grâce à une analyse solide et la délégation de la mise en œuvre de la résolution. Moins de temps passer à gérer l´urgent et plus de temps à préparer, voilà ce que nous apprend la matrice.

La phrase magique va vous aider :

L’importance est un choix, mais l’urgence est un fait.

 

Attention petit piège

Il faut tenter de hiérarchiser les différentes tâches à l’intérieur de chacun des quadrants. Au fur et à mesure de la précision, l’exercice devient de plus en plus dur et surtout coûteux en temps. C´est l´un des pièges est la réflexion nécessaire pour classer une tache. La question qui se pose alors est la suivante : jusqu’à quel point faut-il préciser l’outil pour qu’il reste un outil faisant gagner du temps ? Car si vous cogitez trop pour classer une tache cette cogitation devient elle-même un frein qui fait perdre du temps.

 

Conclusion

Si la matrice d’Eisenhower permet de se questionner sur le caractère réellement prioritaire ou non d’une situation et de prendre conscience du poids des émotions sur notre raisonnement, elle est complexe à utiliser.

Par contre la matrice une fois maitrisée va vous aider à faire des choix et prioriser.  En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, nous pouvons obtenir le sentiment de travailler sur les bonnes choses à court, moyen et long terme.

 

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